Uno de los pasos más importantes en la creación de una cultura de seguridad positiva es la medición de los esfuerzos de seguridad, el seguimiento y los indicadores de avance y retroceso. Esto le ayuda a determinar lo que funciona en sus sistemas de seguridad y, lo que es más importante, lo que no funciona. Pero no basta con recopilar los datos, hay que analizarlos y actuar en consecuencia. La mejor manera de actuar a partir de los datos es elaborar un plan de acción.
Un plan de acción es una lista de pasos que usted crea para alcanzar un objetivo predeterminado. Siga estos pasos comunes para desarrollar y aplicar su plan de acción:
- Defina su objetivo: cree un equipo para examinar dónde se encuentra actualmente y dónde espera estar cuando complete su plan de acción. Asegúrese de que el objetivo que identifique es SMART:
- Specific (Específico) – Su objetivo debe estar claramente definido, lo suficiente como para que todos los implicados lo entiendan fácilmente.
- Measurable (Medible) – Debe poder utilizar un conjunto de métricas acordadas para medir si avanza o no hacia su objetivo y también si lo ha logrado una vez que haya terminado.
- Achievable (Alcanzable) – No importa lo grande o pequeño que sea su objetivo, es vital que su equipo pueda realmente alcanzarlo. Establecer un objetivo inalcanzable no solo le llevará al fracaso, sino que tendrá un impacto negativo en el estado de ánimo de su organización.
- Relevant (Pertinente) – El objetivo debe coincidir con los valores, el propósito y los objetivos a largo plazo de su organización. También debe abordar el riesgo general de su organización.
- Time-Bound (Con límite de tiempo) – El objetivo debe seguir un calendario predeterminado y razonable. Esto ayuda a crear una sensación de urgencia, proporciona motivación y le ayuda a determinar las tareas que debe priorizar.
- Identifique las tareas específicas y los recursos necesarios para alcanzar el objetivo: haga que su equipo se tome el tiempo necesario para desglosar todo el proceso en una lista de tareas a realizar, y asigne a cada una de ellas un plazo de ejecución. A continuación, revise cada tarea y determine qué recursos necesitará de antemano para que la obtención de estos elementos no se convierta en un obstáculo posteriormente. Recuerde que las personas son un recurso que deberá tener en cuenta durante este proceso de planificación.
- Cree una representación visual de todo el proceso y delegue responsabilidades: como equipo, organice sus tareas en un calendario o diagrama de flujo. Priorice cada tarea y establezca plazos realistas. A continuación, determine quién es el más adecuado para llevar a cabo cada tarea, y defina para esa persona el calendario para empezar y terminar el trabajo.
- Cree hitos.Los hitos actúan como señales. Muestran el progreso hacia sus objetivos y le ayudarán a motivar a su equipo y a mantener el rumbo. Establezca sus hitos como equipo.
- Supervise, evalúe y actualice según sea necesario.Programe reuniones periódicas con su equipo para comprobar los avances de todos, evalúe lo que funciona y lo que no, y modifique el plan según sea necesario. Reservar formalmente este tiempo permitirá al equipo celebrar el logro de los hitos, y le dará tiempo para identificar los obstáculos y encontrar soluciones para las tareas que no avanzan como se esperaba.
Y no lo olvide... a medida que desarrolle su plan de acción, asegúrese de obtener las aportaciones y los comentarios no solo de las personas que participan en la puesta en marcha del plan, sino también de las que se ven afectadas por los resultados del mismo. Asegúrese de incluir a una amplia diversidad de personas en las partes de planificación y lluvia de ideas del plan.
Recuerde que el cambio es difícil para muchas personas. Involucrar al mayor número de personas posible en el proceso aliviará gran parte de la incomodidad provocada por el cambio que se pretende implantar.